Rekka Group är ett traditionellt transportföretag. Företagets grundare och huvudägare, Heikki Virtanen, har över 40 års erfarenhet av branschen och han har också grundat ett par företag inom branschen. Rekka Group uppstod 2021 när K-S Bulk Oy och SFK-Kuljetus Oy fusionerades. Företagets kunder är industriföretag åt vilka kemikalie- och bulkråvarutransporter utförs.
Trots att företaget varit verksamt länge har man inte invaggat sig att göra saker på samma sätt som man alltid gjort. Företagets nuvarande verkställande direktör Heikkis dotter Suvi Widgrén har tagit med sig en frågeställandekultur till företaget. När hon började i företaget 2021 var hennes vanligaste fråga ”Varför gör man det så här?” Frågorna var ett sätt att lära sig, men de hjälpte också till att skapa en kultur där det är tillåtet, till och med önskvärt att fråga.
När Suvi började kom de överens med ägarna om målet att företaget ska växa samt att göra branschen tidsenlig. Frågorna hade gett lärdom om att företaget hade outnyttjad potential och traditionella verksamhetsmodeller som kunde moderniseras. Suvis starka erfarenhet av ledarskap och att verka i företag inom olika branscher gav förutsättningar för att förverkliga allt. Hon använder termen start-up-again om förändringen – ett traditionellt företag som står inför utmaningar för att bli ett tillväxtföretag.
En sak som ofta dök upp under intervjun var data – information som grundar sig på fakta. För att förändra rutinerad och traditionell verksamhet behövs korrekt och tillförlitlig information som motiverar behovet av förändring. I synnerhet i tillväxtskedet kan det leda till fel om man går efter vad man tror – när verksamheten ökar är det viktigt att kunna följa med den procentuella förändringen, eftersom utvecklingen inte annars kan utvärderas. I det här skedet räcker det inte längre med människors förmåga att tolka saker och ting.
Ett långsiktigt partnerskap
Data har samlats in under lång tid i företaget. Heikkis samarbete med LogiApps och Panu Silvasti inleddes redan 2008 och som en av de första kunderna har hans roll i utvecklingen av programvaran varit stor. Utvecklingsarbetet har visserligen hjälpt företaget eftersom LogiApps har skräddarsytt programmet efter kundens behov. ”Under de senaste två åren har jag ofta ställt frågan ”Får jag sådana här data”, och i allmänhet har det lyckats. Kundrelationen är mycket okomplicerad och förtroendet är ömsesidigt”, säger Suvi. ”Det är egentligen fråga om ett strategiskt partnerskap, inte så mycket om ett kundförhållande”. Suvi lyfter fram fördelarna med partnerskapsförmånerna som bland annat bekanta kontaktpersoner, med vilka man inte behöver börja från början vid varje möte.
Förtroendeförhållandet syns också genom att nya idéer behandlas tillsammans och att man ibland konstaterar att det inte är förnuftigt att förverkliga dem. I och med tillväxten ökade till exempel kraven på HR-systemet så att det var rimligt att investera i programvara specialiserad för HR som ett verktyg för personalledning och rekrytering. ”LogiApps öppna gränssnitt gör det dock möjligt att överföra information från ett system till ett annat för att undvika onödigt dubbelarbete”, konstaterar Suvi.
På grund av den långa användningshistorien står LogiApps i centrum för data hos Rekka Group – där finns data om allt från personal till lönsamhet. Den senaste funktionen CRM som vi börjat använda har hjälpt till att förändra försäljningsprocessen från ”aggressiv väntan” till ett modernt, aktivt försäljningsarbete när kunduppgifterna och anbudsgrunden används av alla gemensamt. Att skaffa nya kunder är en lång process, men även i försäljningsarbetet spelar data en stor roll. Att samla in och dra nytta av information hjälper till att upprätthålla kvaliteten eller följa upp hur målet om koldioxidneutralitet framskrider. Med hjälp av rapporteringen är det möjligt att bevisa detta även för kunderna.
Den som har data är kung
Betydelsen av att leda med information syns också i Suvis vilja att dra nytta av data också i större utsträckning. De frågor som Suvi reflekterade över under intervjun gällde ett mer omfattande utnyttjande av data. Vilka data som kan delas till exempel med kunder, intressenter och till och med samhället. Kan transportbranschens materiel användas för att övervaka vägarnas skick och samla in data som stöd för beslutsfattande? Kunde data utnyttjas i kundernas egen verksamhet? Och vilken hjälp kunde man ha av artificiell intelligens?
Som exempel nämner Suvi ruttplaneringen, där artificiell intelligens i och med automatiseringen skulle kunna minska onödigt manuellt arbete. I det inledande skedet till exempel som ruttförslag som en yrkesperson vid behov kan ändra, men man skulle inte behöva börja varje planering från noll. Automatiseringen kan också ökas för att följa upp kundens lagersituation, varvid till exempel om ytan sänks så att den är under larmgränsen i framtiden automatiskt skulle ge chauffören en körplan.
Suvi lyfte fram två frågor som de viktigaste: ”Vilka är de rätta frågorna?” och ”Vad skulle vi göra med den kunskapen?” Det lönar sig alltså inte att samla in data för dess egen skull, utan man måste kunna utnyttja den i verksamheten. Med hjälp av data kan man till exempel minska antalet fel, onödigt arbete eller utveckla verksamheten utifrån fakta.
Hantering av förändringar
Att börja använda system är traditionellt förknippat med förändringsmotstånd. Under Suvis långa erfarenhet av ledarskap har hon analyserat att det beror på behovet av att ändra rutiner. Hon har ett erfarenhetsbaserat botemedel till detta: kommunikation. När användarna öppet får veta orsakerna till varför man börjar använda saker och ting, kan man samtidigt också informera om fördelarna – tidsbesparing, minskad börda etc. När man vet orsaken till förändringen är det lättare att ändra rutinerna. Ofta räknar man inte den arbetstid som går åt till ”justerande” och att samla in fragmenterad information från olika platser. Att börja använda ett nytt system anses vara mödosamt även om det på lång sikt uttryckligen sparar tid och effektiviserar verksamheten. ”LogiApps användarvänlighet har även gjort det enklare att ta i bruk nya funktioner. I vår bransch är användarvänligheten mycket viktig, likaså funktionaliteten i mobila enheter”, nämner Suvi.
Rekka Group är ett bra exempel på hur ett fungerande system underlättar vardagen, men också hur verksamheten kan föras framåt. LogiApps är ett verktyg med vilket man hanterar helheten och tack vare detta får man också hela tiden ny information tillgänglig. Suvi påminner dock om att det viktigaste är attityden och kulturen: ”Kulturen våga fråga och våga berätta är mycket viktig eftersom du inte kan utveckla det du inte känner till”. Hon fann själv att de ”dumma frågor” hon ställde under den första tiden när hon kom till branschen utifrån, var nödvändiga för att identifiera utvecklingspotentialen. Arbetet fortsätter – målet är att fördubbla omsättningen på tre år, utvidga verksamheten till internationell verksamhet och samtidigt hitta sätt för att bli koldioxidneutral. Hur uppnår man detta? ”Jag litar på yrkesfolket runtom mig”, säger Suvi.
REKKA GROUP
I december 2021 fusionerades K-S Bulk Oy och SFK-Kuljetus Oy och bildade Rekka Group Oy
Ägare: Heikki Virtanen, Oskari Laaksonen, Suvi Widgrén samt en (1) utomstående medlem
Verkställande direktör från och med den 1 september 2022: Suvi Widgrén
Anställda: 65
Fordon: 24
Omsättning: 8,5 miljoner euro