LogVar Oy on vuonna 2019 perustettu keskisuomalainen massatavarakuljetuksia tekevä logistiikkayhtiö. Yhtiön perustajilla on noin 40 vuoden kokemus alalta. LogVar on keskittynyt asiakkaiden kokonaisvaltaisiin kuljetuksiin. Asiakkaiden kanssa kehitetään jatkuvasti suurempia kokonaisuuksia, joista LogVar ottaa vastuun. Yritys onkin nuoresta iästä huolimatta ottanut huomattavan kasvuloikan.
Viikossa kuormia kulkee 100–150 ja asiakkaita on useita. Tämän vuoksi paperitöissä tarvitaan tarkkuutta, koska laskutus perustuu niihin. Yrityksen alkuaikoina kaikki hoidettiin paperisilla rahtikirjoilla ja excel-taulukoilla. ”Rahtikirjoja tuli miten tuli, osa postilla, osa sähköpostilla. Kaikki piti tulostaa, jotta lajittelu onnistuisi”, kertoo kuljetuspäällikkö Pertti Matilainen . ”Kun kaikki rahtikirjat olivat valmiina, ne lajiteltiin asiakkaittain ja vielä asiakkaiden toimipisteiden mukaan. Tähän meni yleensä päivä ja se tehtiin kotona virka-ajan jälkeen, jotta puhelinsoitot eivät keskeyttäneet. Jokainen keskeytys nimittäin lisää virheiden mahdollisuutta manuaalisessa työssä. Onneksi puoliso ymmärsi, miksi keittiön ja olohuoneen pöydät olivat täynnä papereita” hän jatkaa kuvatessaan hallinnan haasteita. Pertti arviokin, että kasvun myötä pelkästään tätä työtä tekemään olisi pitänyt palkata yksi työntekijä lisää.
LogiApps otettiin käyttöön kesä-heinäkuussa 2022. Ensin sitä testattiin vain yhdellä autolla, mutta viikon testauksen jälkeen LogiApps otettiin kaikkien käyttöön kerralla. Kuljettajat oppivat käytön nopeasti ja se näkyi heti toimistolla. Vanha puhelinrumba, jossa jokainen kuorma viitenumeroineen käytiin kuskien kanssa läpi puhelimessa ja kuskien tarkentavat puhelut jäivät kaikki pois. ”Mitä tarkemmin malttaa kuorman tiedot kirjata – esimerkiksi kuorman lastauspisteiden tarkat tiedot – sitä vähemmän kuskit kyselevät perään. Ainoa mitä hieman harjoiteltiin, oli rahtikirjojen kuvaaminen. Mutta nyt käyttö on sujuvaa ja ohjelma varmistaa, että kaikki kuormaan liittyvät asiat on dokumentoitu ennen kuin kuljettaja voi ottaa seuraavan kuorman käsittelyyn”, toteaa Matilainen.
Päätöksellä eroon vanhoista tavoista
Käyttöönoton alkuvaiheessa kaikki dokumentit vielä tulostettiin ”varmuuden vuoksi”. Mutta luottamus kasvoi nopeasti ja pian tehtiin periaatepäätös, että mitään ei tulosteta. Mitään ei ole myöskään tarvinnut tulostella, esimerkiksi asiakkaalle saadaan tarvittavat dokumentit pdf-tiedostona sähköpostiin nopeasti. ”Ja tämä on näkynyt suoraan mustekasettien kulutuksessa, joka on pudonnut murto-osaan vanhasta.”
Alussa manuaalista työtä oli vielä jonkin verran, mutta rajapinnan rakentaminen Ropo Capitalsin järjestelmiin poisti senkin. ”Nyt siihen työhön, jossa ensin meni päivä rahtikirjojen järjestelyyn ja tunteja varsinaiseen laskutukseen, menee enää puolesta tunnista tuntiin. Kun muistaa pitää hinnoittelun ajan tasalla, laskutuksen saa hoidettua käytännössä parilla klikkauksella. Lisäksi sekä autoilijoiden että asiakkaiden tietopyyntöihin löytyy vastaukset todella nopeasti. Kaikki on hyvässä tallessa samassa paikassa”, Matilainen summaa.
Edellä mainitun rajapinnan rakentaminen tapahtui nopeasti ja senkin jälkeen palvelun nopeus on ollut hyvällä tasolla. Yhteyshenkilölle on yksi numero, josta avun saa heti. ”Tänäkin aamuna soitin yhden 2 minuutin puhelun ja homma saatiin toimimaan heti. Tämä on tärkeää, sillä yleensä aina jonkin asian tullessa eteen, kyseessä on akuutti tilanne”, mainitsee Matilainen haastattelupäivänä. ”Lisäksi kehitysehdotuksia kuunnellaan, nytkin viimeistellään toivomiamme muutoksia tuottolaskelmiin, jotka järjestelmästä saa suoraan”.
”Ei sitä nyt pois antaisi”
Otsikon mukainen vastaus tuli heti kysyttäessä kannattiko LogiApps ottaa käyttöön. ”Todella hyvä työkalu. Jos tärkeimmät hyödyt listaa, ne ovat ajansäästö, asioiden selkiyttäminen ja tietojen pysyminen tallessa. Liiketoiminnan kasvua edesauttaa se, että perusasiat ovat kunnossa”, mainitsee Matilainen. ”Ajansäästö näkyy siinä, että iltaisin ei tarvitse tehdä mitään – jos ei välttämättä halua – ja päivällä voi keskittyä myyntiin ja kuormien järjestelyyn. Asioiden selkiytyminen näkyy mm. siinä, että tieto kulkee jokaiselle helposti. Arkistoinnin edut näkyvät siinä, että kaikki tiedot sekä asiakkaille että kuljettajille löytyvät heti, jopa auto- ja kuormakohtaisesti.”
”Minulla ei ole minkäänlaista negatiivista sanottavaa”, päättää Matilainen haastattelun.
LogVar Oy
Perustettu 2019 Pihtiputaalla
Liikevaihto 2,1 M€
Vakituisia työntekijöitä 5
https://www.logvar.fi