Datenschutzerklärung des Rekrutierungsregisters der Firma Silvasti Software Oy

Registerführer

Als Registerführer fungiert die Silvasti Software Oy.

Kontaktinformationen des Registerführers.

Silvasti Software Oy

Piippukatu 11

FI – 40100 Jyväskylä

Tel. +358104207550

E-Mail: dataprotection@logiapp.com

Betriebsnummer: 2172313-6

Name des Registers

Rekrutierungsregister der Silvasti Software Oy

Zweck und Grundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Personenregister werden die mit dem Bewerbungsverfahren der Firma Silvasti Software Oy verbundenen personenbezogenen Daten abgespeichert, wie z. B. der Name des Bewerbers, die Kontaktinformationen, die Ausbildung, die Arbeitshistorie und die Wünsche hinsichtlich der Arbeitsaufgaben. 

Die Firma Silvasti Software Oy kann über den Bewerber Hintergrundinformationen einholen, nachdem der Bewerber hierzu sein ausdrückliches Einverständnis erteilt hat, wenn hierzu hinsichtlich der Bewältigung der Aufgabe ein Grund besteht. 

Die Firma Silvasti Software Oy kann nach der ausdrücklichen Einverständniserklärung des Bewerbers über diesen eine Beurteilung der Eignung erstellen, wenn diesbezüglich Gründe hinsichtlich der zu besetzenden Stelle bestehen. Die Bewertung der Anwendbarkeit wird stets durch einen zertifizierten und zuverlässigen Akteur erstellt. 

Indem Silvasti Software Oy eine Bewerbung gesendet oder offene Bewerbung zugestellt wird, erklärt sich der Bewerber damit einverstanden, dass Silvasti Software Oy die auf ihn bezogenen personenbezogenen Daten laut ihrer Datenschutzerklärung bearbeitet.

Unter den Datenschutz fallender Inhalt des Registers 

Im Register werden folgende Daten über den Arbeitnehmer abgespeichert: 

  • Basisdaten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse des LinkedIn-Profils. 
  • Hintergrundinformationen wie Arbeitserfahrung, Ausbildung, berufliche Kompetenzen, Sprach- und IT-Kenntnisse, Hobbies sowie andere Kurse und eventuelle Ehrenämter und ehrenamtlichen Tätigkeiten. 
  • Daten bezüglich der Bewerbung, wie Status der Arbeitssuche, Interesse an verschiedenartigen Aufgaben, gewünschte Form des Arbeitsverhältnisses und der Arbeitszeit, gewünschter Arbeitsort, Lohnvorstellung und Referenzen. 
  • Die Anhangsdaten einer Bewerbung, z. B. eine offene Bewerbung und ein Lebenslauf. Außerdem werden eventuelle ergänzende Erklärungen und Bewertungen der Eignung gespeichert.

Archivierungszeit der personenbezogenen Daten 

Daten werden in dem Umfang gespeichert, wie dies für die Durchführung des Rekrutierungsprozesses zweckmäßig ist. Die bei einer offenen Bewerbung eines Bewerbers übertragenen Daten werden für drei Monate abgespeichert. Danach werden die personenbezogenen daten aus dem System gelöscht. Auf separaten Wunsch des Antragstellers können die Daten auch zuvor gelöscht werden. 

Bewerbungen für eine spezifische Aufgabe werden nach Abschluss des Rekrutierungsverfahrens unverzüglich einschließlich der personenbezogenen Daten gelöscht, spätestens jedoch drei Monate nach Beginn der Bewerbungsfrist.

Reguläre Datenquellen 

Der Bewerber schreibt seine personenbezogenen Daten selbst in die Bewerbung und offene Bewerbung, und diese werden daraufhin im Rekrutierungssystem abgespeichert. Außerdem können die am Rekrutierungsverfahren teilnehmenden Bewerber die in eventuellen Bewerbungsgesprächen über sich selbst preisgegebenen Daten im System abspeichern. 

Die Firma Silvasti Software Oy kann Daten aus anderen Datenquellen beziehen, wenn der Bewerber sein Einverständnis erteilt hat, wie z. B. von Referenzgebern oder Behörden. Außerdem kann nach der Einverständniserklärung des Antragstellers eine Bewertung der Eignung vorgenommen werden. 

Ordnungsgemäße Freigabe von Daten 

Die preisgegebenen personenbezogenen Daten können nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis des Bewerbers an eine Drittpartei weitergeleitet werden. Die Daten werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen an die Behörden weitergeleitet. 

Datenübertragung an Orte außerhalb der EU oder des EWR 

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich an keine Orte außerhalb der EU oder des EWR-Raums übertragen. Eventuelle technische Übertragungen an Orte außerhalb der EU und des EWR treten ausschließlich dann auf, wenn sich die Server der Systeme außerhalb der EU oder des EWR befinden oder wenn technischer Support im Zusammenhang mit der Nutzung des Systems von außerhalb der EU oder des EWR angefordert werden muss. 

Grundsätze des Registerschutzes 

Eventuelles manuelles Material wird an einem verschlossenen Ort aufbewahrt, zu welchem nur separat ernannte Personen Zugang haben, für die dies zur Abwicklung ihrer Arbeitsaufgaben unerlässlich ist. 

Auf das digitale Material hat nur ein dafür berechtigter Mitarbeiter mit einer persönlichen Nutzerkennung und einem Passwort Zugriff. Die Nutzungsrechte sind in verschiedene Ebenen eingeteilt. Jedem Benutzer wird daher ein für seine Aufgabe ausreichendes, aber möglichst beschränktes Nutzungsrecht erteilt. 

Rechte der registrierten Person 

Laut der allgemeinen Datenschutzverordnung der EU haben die in unseren Personenregistern registrierten Personen folgende Rechte: 

1. Recht der registrierten Person, Zugang zu den Daten zu erhalten (Recht auf Einsichtnahme) 

Die registrierte Person hat das Recht zu prüfen, welche sie betreffenden Daten im Register gespeichert worden sind. Das Recht auf Einsichtnahme kann aus gesetzlich festgelegten Gründen verweigert werden. Die Nutzung des Rechts auf Einsichtnahme ist grundsätzlich gebührenfrei. 

2. Recht der registrierten Person, die Korrektur, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen 

Die registrierte Person hat das Recht auf Korrektur der sie betreffenden Daten. Die registrierte Person hat außerdem das Recht, vom Registerführer die Beschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu fordern, zum Beispiel, wenn die registrierte Person, auf Antwort bezüglich einer Korrektur- oder Löschungsanfrage hinsichtlich ihrer Daten wartet. 

3. Recht der registrierten Person, die Daten von einem System in ein anderes zu übertragen 

In dem Umfang, in welchem die registrierte Person selbst Daten an das Kundenregister übermittelt hat, die auf Basis einer Einverständniserklärung der registrierten Personen oder in ihrem Auftrag verarbeitet werden, hat die registrierte Person grundsätzlich das Recht, diese Daten in maschinenlesbarer Form zu erhalten und sie an einen anderen Registerführer zu übermitteln. 

4. Recht der registrierten Person, eine Beschwerde beim Aufsichtsamt einzulegen 

Die registrierte Person hat das Recht, eine Beschwerde beim zuständigen Aufsichtsamt zu erheben, wenn der Registerführer die bei seiner Arbeit anzuwendenden Datenschutzregeln nicht eingehalten hat. 

5. Weitere Rechte 

Wenn personenbezogene Daten auf Basis des Einverständnisses der registrierten Person verarbeitet werden, hat die registrierte Person das Recht, ihre Einverständnis zu widerrufen, indem sie uns dies mitteilt. 

Anfragen hinsichtlich der Rechte der registrierten Person sind an die E-Mail-Adresse dataprotection@logiapp.com zu richten.