Die Rekka Group ist ein traditionelles Transportunternehmen. Heikki Virtanen, der Gründer und Haupteigentümer des Unternehmens, hat mehr als 40 Jahre Erfahrung in der Branche und hat innerhalb der Branche auch einige Firmen gegründet. Die Rekka Group entstand 2021 durch die Fusion der K-S Bulk Oy und der SFK-Kuljetus Oy. Kunden des Unternehmens sind industrielle Betriebe, für welche wir Chemikalien- und Bulkwaren-Rohstofftransporte übernehmen.
Trotz der langen Tradition hat sich das Unternehmen nicht darauf eingelassen, die Arbeiten so durchzuführen, wie dies schon immer getan wurde. Die heutige Geschäftsführerin des Unternehmens, Heikkis Tochter Suvi Widgrén, hat als branchenfremder Zugang eine Fragekultur im Unternehmen eingeführt. Als sie 2021 in das Unternehmen einstieg, war ihre häufigste Frage „Warum tun wir dies?“. Die Fragen dienten ihr zum Lernen, halfen aber auch dabei, eine Kultur zu schaffen, in welcher das Stellen von Fragen erlaubt ist bzw. sogar empfohlen wird.
Als Suvi begann, vereinbarte sie mit den Eigentümern als Zielsetzung das Wachstum des Unternehmens sowie den Tätigkeitsbereich auf den neuesten Stand zu bringen. Die Fragen zeigten auf, dass es im Unternehmen ungenutztes Potential gab sowie konventionelle Arbeitsmodelle, die aktualisiert werden könnten. Suvis umfangreiche Erfahrung in Führungspositionen und ihre Tätigkeit in verschiedenen Bereichen des Unternehmens versetzen Sie in die Lage, alles umsetzen zu können. Sie verwendet für diese Änderung auch den Begriff „Start-up-again“ – ein traditionelles Unternehmen, dass vor den Herausforderungen eines Start-ups steht.
Eine während des Interviews mehrfach angesprochene Angelegenheit waren Daten – auf Fakten beruhende Daten. Um die routinemäßige und traditionelle Arbeit zu verändern, sind die richtigen und zuverlässigen Daten erforderlich, mit denen der Änderungsbedarf begründet werden kann. Insbesondere in der Wachstumsphase kann das Bauchgefühl irreführend sein – wenn die Arbeit zunimmt, ist es wichtig, die prozentuale Änderung im Auge zu behalten, denn die Entwicklung kann nicht auf andere Weise beurteilt werden. In dieser Phase reicht die menschliche Fähigkeit, Dinge wahrzunehmen, nicht mehr aus.
Langfristige Partnerschaft
Daten wurden im Unternehmen schon seit langem gesammelt. Die Zusammenarbeit von Heikki mit LogiApps und Panu Silvasti begann bereits im Jahr 2008, und seine Rolle bei der Entwicklung der Software war als einer der ersten Kunden groß. Die Entwicklungsarbeit hat dem Unternehmen allerdings geholfen, denn LogiApps hat das Programm an die Bedürfnisse des Kunden angepasst. „In den letzten zwei Jahren habe ich oft die Frage gestellt ‚Können solche Daten erfasst werden?‘ und meistens ist dies gelungen. Die Kundenbeziehung war reibungslos, und das Vertrauen beruhte auf Gegenseitigkeit“, erzählt Suvi. „Es handelte sich eigentlich um eine strategische Partnerschaft und weniger um eine Kundenbeziehung“. Suvi hebt hinsichtlich der Vorteile der Partnerschaft u. a. hervor, dass die Ansprechpartner bekannt sind, und Angelegenheiten dadurch nicht auf jedem Treffen neu erörtert werden müssen.
Das Vertrauensverhältnis zeigt sich auch darin, dass neue Ideen gemeinsam erörtert werden und manchmal konstatiert wird, dass es nicht klug wäre, diese zu realisieren. Mit dem Wachstum wuchsen beispielsweise die Anforderungen an das Personalinformationssystem so stark, dass es sinnvoll war, in eine Software zu investieren, die als Tool für das Personalmanagement und die Rekrutierung auf das Personalwesen spezialisiert ist. „Die offenen Schnittstellen von LogiApps ermöglichen allerdings die Übertragung von Informationen von einem System zum anderen, um unnötige doppelte Arbeit zu vermeiden“, konstatiert Suvi.
Dank der langen Nutzungshistorie ist LogiApps bei der Rekka Group auch zum zentralen Punkt der Daten avanciert – hier finden sich Daten zur Rentabilität des Personals. Als zuletzt eingeführtes Feature hat CRM dazu beigetragen, den Verkaufsprozess von einem „aggressivem Warten“ in eine moderne, aktive Verkaufsarbeit zu verwandeln, da Kundendaten und die Angebotsbasis allen gemeinschaftlich zur Verfügung stehen. Die Akquise von Neukunden ist ein langwieriger Prozess, aber auch bei der Verkaufsarbeit spielen Daten eine große Rolle. Die Einholung und Nutzung von Daten hilft bei der Aufrechterhaltung der Qualität oder bei der Verfolgung des Ziels der Klimaneutralität. Mithilfe der Berichterstattung kann dies auch für Kunden umgesetzt werden.
Wer die Daten hat, ist der König
Die Bedeutung einer über Daten erlangten Spitzenposition zeigt sich in der Ambition von Suvi, die Daten umfangreicher zu nutzen. Fragen, auf welche Suvi während des Interviews einging, bezogen sich auf die umfangreichere Nutzung von Daten. Darauf, welche Daten z. B. Kunden, Interessengruppen und sogar der Gesellschaft zugänglich gemacht werden können. Kann die Ausrüstung der Transportbranche von der Überprüfung des Straßenzustands und der Sammlung von Daten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung profitieren? Können die Daten für die eigene Geschäftstätigkeit der Kunden genutzt werden? Und wie kann von künstlicher Intelligenz profitiert werden?
Als Beispiel führt Suvi die Routenplanung an, bei der die künstliche Intelligenz die im Rahmen der Automatisierung unnötige manuelle Arbeit reduziert. In der Anfangsphase beispielsweise als Routenvorschläge, welche die Fachperson bei Bedarf ändern kann. Es muss jedoch nicht jede Planung bei Null beginnen. Automatisierung kann auch zur Überwachung des Lagerbestands des Kunden eingesetzt werden, wodurch beispielsweise bei Unterschreiten der Alarmgrenze der Fläche in Zukunft automatisch dem Fahrzeugführer ein Fahrplan zugestellt wird.
Suvi hob zwei Fragen als besonders wichtig hervor: „Was sind die richtigen Fragen?“ und „Was würden wir mit dieser Information tun?“. Die Daten müssen daher nicht um ihrer selbst gesammelt werden, sondern bei der Arbeit genutzt werden können. Hierdurch können beispielsweise die Fehlerzahl und unnötige Arbeit reduziert werden, oder die Arbeit kann auf Basis von Fakten weiterentwickelt werden.
Verwaltung von Veränderungen
Mit der Inbetriebnahme von Systemen ist grundsätzlich ein Widerstand gegen Änderungen verbunden. Durch ihre langjährige Erfahrung in der Geschäftsleitung hat Suvi den daraus hervorgehenden Bedarf an Änderung der Routinen analysiert. Hierfür hat sie eine auf Erfahrung basierende Medizin: Kommunikation. Wenn gegenüber den Benutzern offen kommuniziert wird, warum eine bestimmte Sache in Betrieb genommen wird, können gleichzeitig auch die Vorteile eröffnet werden – die Zeitersparnis, die Reduzierung der Belastung etc. Wenn der Grund der Änderungen bekannt ist, erleichtert dies die Änderung von Routinen. Oft wird die aufgewendete Arbeitszeit, die „angespart“ und aus mehreren Orten in eine bruchstückhafte Datensammlung zusammengetragen wird, nicht einberechnet. Die Inbetriebnahme eines neuen Systems wird als aufwendig betrachtet, selbst wenn dies auf lange Sicht zu Zeitersparnis führt und die Arbeit effizienter gestaltet. „Auch die Benutzerfreundlichkeit von LogiApps hat die Inbetriebnahme der neuen Eigenschaften erleichtert. In unserer Branche ist die Benutzerfreundlichkeit besonders wichtig, ebenso wie die Funktionsfähigkeit auf mobilen Geräten“, führt Suvi an.
Die Rekka Group ist ein gutes Beispiel dafür, wie ein funktionierendes System den Alltag erleichtert, aber auch dafür, wie die Arbeit verbessert werden kann. LogiApps ist ein Tool, mit dem alles umfassend verwaltet wird und wodurch kontinuierlich neue Daten produziert werden. Suvi erinnert dennoch daran, dass die Einstellung und die Kultur die wichtigsten Punkte darstellen: „Eine Kultur, in der man sich traut, Fragen zu stellen und Angelegenheiten anzusprechen, ist unheimlich wichtig, denn es kann nichts entwickelt werden, was nicht bekannt ist.“ Sie bemerkte selbst, dass die von ihr als branchenfremde Person anfangs gestellten „dummen Fragen“ für die Erkennung des Entwicklungspotentials erforderlich waren. Das Ziel der Weiterführung der Arbeit besteht in der Verdopplung des Umsatzes in drei Jahren, der Erweiterung der internationalen Arbeit und gleichzeitig darin, Möglichkeiten zu finden, um Klimaneutralität zu erlangen. Wie gelangen wir dorthin? „Ich verlasse mich auf die Fachleute in meinem Umfeld“ konstatiert Suvi.
REKKA GROUP
Im Dezember 2021 fusionierten die K-S Bulk Oy und die SFK-Kuljetus Oy und bildeten die Rekka Group Oy.
Eigentümer: Heikki Virtanen, Oskari Laaksonen, Suvi Widgren sowie ein externes Mitglied
Geschäftsführerin seit dem 01.09.2022: Suvi Widgrén
Mitarbeiter: 65
Fahrzeuge: 24
Umsatz: 8,5 Mio. €