Silvasti Software Oy:s LogiApps är en molnbaserad programvara för förvaltning av vägtransporter och rörligt arbete (”LogiApps” eller ”LogiApps-systemet”). LogiApps-systemet inkluderar resursplanering och transporthantering, automatisk optimering av rutter och fordonstelematik. LogiApps Android-applikation (”Mobilapplikation”) är en del av molntjänsterna.
När LogiApps och Mobilapplikationen används samlas personuppgifter in. När ett företag beställer LogiApps och Mobilapplikationen för sin användning, är företaget (Silvasti Software Oy:s kund, hädanefter ”Företaget”) personuppgiftsansvarig enligt dataskyddslagstiftningen för de uppgifter som dess personal lagrar i LogiApps. Silvasti Software fungerar som personuppgiftsbiträde för dessa uppgifter.
Företag som använder LogiApps ska respektera integriteten och skyddet av personuppgifter samt följa dataskyddslagstiftningen när de använder LogiApps och Mobilapplikationen. I den här dataskyddspolicyn beskrivs vilka register över personuppgifter som är kopplade till en effektiv användning av LogiApps-systemet. Av beskrivningen framgår registrens planerade användningsändamål. Företaget ansvarar dock för sin egen verksamhet samt för den personuppgiftsansvarigas skyldigheter, och varken LogiApps-systemet eller Silvasti Software Oy kan påverka situationer där Företaget tillämpar systemet eller dess datainnehåll i strid med användningsändamålet eller systemets allmänna avtalsvillkor eller annars på avvikande sätt avseende registrens innehåll.
Silvasti Software Oy strävar efter att vägleda Företag att handla rätt och i enlighet med bestämmelserna med tanke på integritetsskyddet.
ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL OCH BESKRIVNING AV GRUPPEN DE REGISTRERADES PERSONUPPGIFTER
LogiApps behandlar uppgifter om Företagets kunder, kunders kontaktpersoner, leveranskunder, underleverantörer, leverantörer och anställda.
Kundregister: Innehåller kundernas allmänna kontaktuppgifter för fakturering. Om Företaget har privatkunder eller om Företaget på annat sätt lagrar personuppgifter om sina kunders representanter (se nedan Kundernas kontaktpersoner), blir detta också ett personregister.
Kundregistret är avsett att användas för fakturering, kundkontakt och Företagets marknadsföringskommunikation.
Kundernas kontaktpersoner: Företag som är registrerade i kundregistret kan länkas till kontaktuppgifter som är avsedda att användas för kommunikation och kontaktpersonernas övervakning i realtid av tjänster som Företaget erbjuder.
Leveranskunder: Leveranskunder är kontaktuppgifter som kan kopplas till tjänsternas verksamhetsställen. Till exempel i distributionstrafiken kan varumottagare vara registrerade som Leveranskund och de kan få övervakningsinformation i realtid om leveranser. Om personer registreras i leveranskundsregistret, blir detta ett personregister.
Underentreprenörsregister: Underleverantörer är i princip företag, men om enskilda personer (t.ex. samarbetspartner med firmanamn) antecknas i registret är det möjligt att även detta blir ett personregister.
Leverantörsregister: Leverantörer relaterade till de produkter som köps. Endast företag är avsedda att behandlas som leverantörer. Om enskilda personer (t.ex. samarbetspartner med firmanamn eller privatpersoner som köper varor) antecknas i registret är det möjligt att även detta blir ett personregister.
Visningsanvändare: Visningsanvändare är avsedda att vara tekniska, endast för underhåll av inloggningsuppgifter i gemensam användning med läsrättigheter, med vilka man kan skapa en informationssäker vy till exempel i gemensamma rum i kontorslokaler. Om personer registreras i registret över visningsanvändare, blir detta ett personregister.
Arbetstagarregister: Företagets anställda (= användare av LogiApps-systemet) registreras i två olika register med olika innehåll och användningssyften.
Chaufförer:
- Användarnamn för Mobil- och Webbapplikationerna och fastställande av behörigheter samt användningslogg
- Hantering av chaufförernas kompetenser
- Planering av arbetsskift och utdelning av arbetsuppgifter till personer som antecknats i registret
- Val av arbetstidsform för chaufförer och beräkning av arbetstimmar för arbetstagare
- Övervakning av chaufförers arbetstid, semesterdagar och arbetstidsbankens saldo
- Inriktning av rapporter och registreringar som gjorts av chaufförer till den som gjort rapporten
- Personliga meddelanden kan skickas till chauffören i LogiApps applikationen av Kontorspersonalen. Meddelandena kan ses av hela Kontorspersonalen och det registreras att chauffören läst meddelandena.
- Bilarnas digitala färdskrivaruppgifter inriktas till Chaufförerna (lagstadgad insamling och lagring av uppgifter)
Till de arbetstidsregistreringar som rapporteras med mobilapplikationen är det möjligt att bifoga positionsdata om platsen där registreringarna utförs, förutsatt att användaren av den mobila enheten i Mobilapplikationens inställningar har gett tillstånd till lagring av positionsdata.
Kontorspersonal:
- Användarnamn för Webbapplikationen och fastställande av behörigheter
- Resursplanering av projekt
- Inriktning av rapporter och registreringar som gjorts av kontorspersonal till den som gjort rapporten
Förvaltning av apparater:
- Logguppgifter om inloggningar som gjorts i systemet med chaufförernas användarnamn.
Personuppgifter som samlats in och lagrats i personregister kan användas av Företaget efter att kundrelationen upphört i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Den personuppgiftsansvariga ska se till att registeruppgifterna behandlas och raderas i enlighet med dataskyddslagstiftningen.
BESKRIVNING AV INFORMATIONSKÄLLOR
Man loggar alltid in i applikationerna med något av användarföretagets användarnamn. Applikationen kan visa information som Företaget har angett i LogiApps och skicka information till LogiApps så att den är synlig för andra användare i Företaget.
Datakommunikationen mellan Mobilapplikationen och LogiApps servrar sker med krypterad HTTPS-anslutning. Korta meddelanden på rubriknivå skickas via tjänsten Google Cloud Messaging.
Mobilapplikationen övervakar och skickar inte under några omständigheter vidare användarens samtalsuppgifter, adressboksuppgifter, användarkonton, meddelanden, foton eller annan information som lagrats i apparaten, om inte användaren själv har matat in uppgifterna i applikationen.
Mobilapplikationen skickar positionsdata till LogiApps i följande fall, förutsatt att användaren av den mobila enheten har gett tillstånd till lagring av platsdata i Mobilapplikationens inställningar eller att hen från fall till fall väljer att göra så:
- Enheten är registrerad för LogiApps kontinuerliga fordonsspårning.
- Vid funktioner som nämnvärt grundar sig på positionsdata (t.ex. Materielens placering och lastnings- och lossningsplatserna för Avfallstransportdokumentet).
- Vid andra registreringar, om användaren i inställningarna har tillåtit att positionsdata skickas.
Positionsdata kan visas för sådana användare i Företaget som har behörighet till funktionen i fråga. Informationen vidarebefordras inte och synliggörs inte för obehöriga användare.
BESKRIVNING AV UPPGIFTER OM DE REGISTRERADE
Kundregister: Namn, LogiApps interna klassificeringar och ansvarsperson, Kontaktuppgifter, Adressuppgifter, Faktureringsuppgifter, Gränssnittsuppgifter, Användarnamn, Behörigheter och Kontaktpersoner.
Kundernas kontaktpersoner: Namn, Uppgift, LogiApps interna klassificeringar och ansvarsperson, Kontaktuppgifter, Adressuppgifter, Språk, Behörigheter, Anteckningar och Aktiviteter.
Leveranskunder: Namn, Adress, Kontaktuppgifter och eventuell Länkning till kunden.
Underentreprenörsregister: Namn, Kontaktuppgifter, Adressuppgifter, Utbetalningsuppgifter och Användarnamn.
Leverantörsregister: Namn och ytterligare uppgifter.
Visningsanvändare: Användarnamn och behörigheter.
Arbetstagarregister – Chaufförer: Namn, Kontaktuppgifter, LogiApps interna klassificeringar, Behörigheter, Foto, Kvalifikationer, Färdskrivarkortets ID, Arbetsperioder och Ytterligare uppgifter
Arbetstagarregister – Kontorspersonal: Namn, Kontaktuppgifter, LogiApps interna klassificeringar, Behörigheter och Arbetsperioder.
Förvaltning av apparater: Användarnamn, Tidsstämpel, IP-adress samt Enhetens märke, modell och GPS-inställningsstatus.
BESKRIVNING AV HUVUDPRINCIPERNA FÖR REGISTRETS SKYDD
Den Personuppgiftsansvariga (Företaget) ska skydda de personuppgifter som den samlar in så att de inte kan behandlas av andra än de personer som den Personuppgiftsansvariga har fastställt. Den Personuppgiftsansvariga ser till att de informationssystem som används för behandling av personuppgifter är tekniskt skyddade på ett lämpligt sätt och att åtkomsten till dem är skyddad med lösenord.
ÖVERLÅTELSE OCH ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER UTANFÖR EES
Personuppgifter överlåts inte utan användarens samtycke utanför den Personuppgiftsansvariga eller dess nuvarande eller framtida koncernbolag på ett sådant sätt att uppgifterna kan identifieras till en enskild användare i andra än följande undantagssituationer: förplikelse enligt lag eller myndighetsförordnande, på förordnande av domstol eller om det annars är nödvändigt för att förhindra eller utreda misstänkta kränkningar av lag, användarvillkoren för nättjänster eller god sed, eller för att skydda personuppgiftsansvarigas eller tredje parters rättigheter.
Personuppgifter behandlas inte utanför EU/EES-området.
RÄTTIGHETER SOM HÄNFÖR SIG TILL BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER
Den registrerade har rätt att granska och korrigera eller kräva rättelse av felaktiga personuppgifter. Begäran om granskning och rättelse ska riktas personligen till den Personuppgiftsansvariga och den Personuppgiftsansvariga svarar på begäran om information i enlighet med gällande lagstiftning och sina praxis.
Om det i registret finns felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade personuppgifter med tanke på ändamålet med behandlingen, kan den registrerade be kontaktpersonen rätta, radera eller komplettera sådana uppgifter.
Företaget som är Personuppgiftsansvarig ansvarar för att de registrerades rättigheter tillgodoses och kan ge närmare anvisningar om hur dessa rättigheter ska tillgodoses. Silvasti Software Oy som personuppgiftsbiträde bistår den Personuppgiftsansvariga med att svara på de registrerades begäranden om information i den omfattning som förutsätts av personuppgiftsbiträdet i lagstiftningen och enligt vad som närmare överenskommits med Företaget.
KAKOR
LogiApps lagrar inte kakor på användarens enhet som sparas på enheten efter att man slutat använda applikationen.
VERSION AV DATASKYDDSPOLICY
Den här dataskyddpolicyn är uppdaterad den 27 augusti 2022.