LogVar Oy grundades 2019 och är ett logistikföretag som kör bulktransporter. Företagets grundare har cirka 40 års erfarenhet av branschen. LogVar är fokuserat på kundernas helhetsinriktade transporter. Tillsammans med kunderna utvecklas större helheter kontinuerligt för vilka LogVar tar ansvar. Trots att företag inte har funnits så länge, har det tagit ett enormt tillväxtkliv.
Antalet laster per vecka uppgår till 100–150 och kunderna är flera. Med anledning av detta krävs noggrannhet i pappersarbetet, eftersom faktureringen baseras på det. Under företagets första steg sköttes allt med fraktsedlar i pappersformat och Excel-tabeller. ”Fraktsedlarna kom lite hur som helst, en del per post och andra via e-post. Allt behövde skrivas ut för att sorteringens skulle fungera”, berättar transportchef Pertti Matilainen . ”När alla fraktsedlar var klara, sorterades de per kund och därefter ännu efter kundernas verksamhetsställen. Detta tog oftast en hel dag och gjordes hemma, efter arbetstid, så att man inte blev avbruten av telefonsamtal. Varje avbrott ökade nämligen risken för fel i det manuella arbetet. Lyckligtvis förstod min partner varför köks- och vardagsrumsborden var fulla med papper”, beskriver han utmaningarna med administrationen. Pertti bedömer också att i led med tillväxten, hade det behövts anställas en till person bara för att sköta detta arbete.
LogiApps togs i bruk i juni–juli 2022. Först testades den med endast ett fordon, men efter en veckas testning, implementerades LogiApps i samtliga fordon. Förarna lärde sig snabbt att använda den och de syntes genast på kontoret. Den tidigare anstormningen av telefonsamtal, under vilka lastens referensnummer gicks igenom med förarna i telefon och förarnas preciserande samtal föll bort. ”Ju noggrannare du ids registrera uppgifterna om lasten – till exempel exakta uppgifter om lastningspunkterna för lasten – desto färre frågor har förarna. Det enda som krävde lite övning var att ta bilder av fraktsedlarna. Men nu fungerar användningen smidigt och programmet kontrollerar att allt med anknytning till lasten har dokumenterats innan föraren kan hantera nästa last”, konstaterar Matilainen.
Ett beslut att bli kvitt gamla vanor
I början av ibruktagandet skrevs ännu alla dokument ut ”för säkerhets skull”. Men tilliten ökade snabbt och snart fattades ett principbeslut om att inget längre ska skrivas ut. Ingenting har heller behövts skrivas ut. Till exempel kan de dokument som kunden behöver snabbt skickas till dem som pdf-filer. ”Detta har synts direkt i förbrukningen av bläckpatroner, vilken har sjunkit till en bråkdel av den tidigare.”
I början förekom ännu en del manuellt arbete, men skapandet av gränssnittet i Ropo Capitals system eliminerade också det. ”Numera tar det arbete som först tog en dag av att sortera fraktsedlarna och flera timmar för själva faktureringen endast en halvtimme till en timme. När man kommer ihåg att hålla prissättningen aktuell, kan faktureringen i praktiken skötas med ett par klick. Dessutom hittar man svar på förarnas och kundernas begäran om information verkligen snabbt. Allt förvaras säkert på ett och samma stället”, sammanfattar Matilainen.
Skapandet av det ovan nämnda gränssnittet skedde snabbt och även därefter har servicehastigheten varit på en god nivå. Det finns ett telefonnummer till kontaktpersonen och där får man genast hjälp. ”Senast i morse ringde jag ett två minuter långt samtal och saken löste sig på en gång. Detta är viktigt, eftersom när frågor väl dyker upp, så är det ofta fråga om en akut situation”, berättar Matilainen på intervjudagen. ”Dessutom lyssnar de på utvecklingsförslag. Till exempel finputsas i detta nu förändringar i resultaträkningen som vi har önskat som fås direkt från systemet.”
”Inte skulle vi ta bort det nu”
Svaret i rubriken kom genast på frågan om huruvida det lönade sig att börja använda LogiApps. ”Ett riktigt bra verktyg. De viktigaste fördelarna omfattar tidsbesparing, förtydligande av frågor och det att informationen bevaras i säkert förvar. Tillväxten i företagsverksamheten främjas av att grundstenarna är i sin ordning”, nämner Matilainen. ”Tidsbesparingen syns i att man inte behöver göra någonting på kvällen – om man inte nödvändigtvis vill det – och på dagen kan man fokusera på försäljning och organisering av lasterna. Förtydligande av frågor syns till exempel i att informationsgången till alla inblandade fungerar enkelt. Fördelarna med arkiveringen syns i att all information till både kunderna och förarna finns tillgängliga omedelbart, till och med fordons- och lastspecifikt.”
”Jag har ingenting negativt att säga”, avslutar Matilainen intervjun.
LogVar Oy
Grundades 2019 i Pihtipudas
Omsättning 2,1 M€
Fastanställda 5
https://www.logvar.fi